Kansilehti, kun lähetetään asiakirjaa faksilla tai faksilla, on yhtä tärkeä kuin itse asiakirja. Kansilehti sisältää tärkeitä tietoja siitä, kuka faksi on, kuinka monta sivua tulee olla ja mitä asiakirjassa viitataan tai mihin sitä käytetään.
Täytä kaikki kansilehden yläreunassa olevat tiedot, kun malli on avattu tai paperilomakkeella. Jos sinulla on faksattavan henkilön nimi, käytä sitä. Muussa tapauksessa käytä osastoa tai yrityksen nimeä. Muista sisällyttää lähettämäsi faksinumero ja henkilön, osaston tai yrityksen puhelinnumero. Tämä auttaa faksiä vastaanottavaa henkilöä tai virkailijaa saamaan tiedot oikeaan henkilöön tai paikkaan.
$config[code] not foundLaske kaikki sivut, myös kansilehti, ja aseta numero sivujen lukumäärään. Tämä auttaa vastaanotinta varmistamaan, etteivät ne menetä mitään sivuja lähetyksessä.
Laita kaikki tunnistetiedot lomakkeeseen. Tämäntyyppisen viestinnän yhteydessä on tärkeää, että vastaanottimella ei ole mitään ongelmaa, joka tunnistaa sinut ja lähettämäsi asiakirjat, sekä siitä, miten tietoja tulisi käyttää.
Lisää faksin aihe. Jos kyseessä on minkä tahansa tyyppinen tili, sisällytä tilinumeron aihe-riville. Jos se koskee projektia tai ohjelmaa, aseta se aihepiiriin. Muistiinpanoalueella on kaikki asiakirjojen keskustelua koskevat tiedot.
Aseta kansilehti kaikkien muiden faksattavien sivujen päälle niin, että se tulee ensimmäisenä. Tämä antaa vastaanottajalle tietää, onko hän saanut kaikki asiakirjat, kun faksi tulee. Lähetä sitten faksi normaalisti.
Varoitus
Tarkista faksinumeron kaksoiskappale, ennen kuin lähetät lähettämistäsi varmistaaksesi, että tiedot eivät mene jollekin toiselle.
