Työskentely toimistossa edellyttää, että sinulla on tietty osaaminen ja että voit käyttää tiettyjä laitteita, jotka ovat yhteisiä monille toimistoille. Jos et tunne laitteistoa, sinun täytyy oppia. Käytetyt laitteet ja tarvittavat taidot voivat vaihdella hieman toimistosta toiseen, mutta ne ovat yleensä samanlaisia.
Paperiin liittyvät laitteet
Osa toimistolaitteista on välttämätöntä liiketoiminnan paperin kannalta. Valokopiokoneita käytetään kopioimaan asiakirjoja jakelemaan tai tekemään asiakirjoista kevyempiä tai tummempia. Tulostimia käytetään myös asiakirjojen ja sähköpostiviestien tulostamiseen, joita voi tarvita dokumentoinnissa. Monet toimistot käyttävät myös silppureita hävittämään arkaluonteisia asiakirjoja, joita ei enää tarvita. Faksilaitteita löytyy edelleen toimistoista, mutta ne eivät ole yhtä yleisiä. Joillakin kopiokoneilla on faksitoimintoja.
$config[code] not foundtietokoneet
Nykyään monet toimistot käyttävät tietokoneita liiketoimintaa varten. Työntekijät käyttävät sähköpostiviestejä yhteydenpitoon työtovereiden ja asiakkaiden välillä. Asiakirjat luodaan tekstinkäsittelyohjelmistolla ja tietokoneella järjestetyillä laskentataulukoilla. Jotkut toimistot käyttävät myös asiakirjan skannereita skannattaakseen paperiasiakirjoja sähköiseen muotoon. Nämä skannerit liitetään tietokoneeseen ja siirtävät paperiasiakirjat tietokoneen tiedostoihin, jotka operaattori sitten tallentaa tietokoneeseen. Toimiston työntekijät käyttävät joskus myös tietokoneitaan tietojen syöttämiseen toimiston tyypistä riippuen.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingKommunikointitaidot
Jotta työntekijä onnistuisi toimistoympäristössä, hänen on voitava kommunikoida hyvin. Viestintätyyppi vaihtelee työn kuvauksen mukaan. Joidenkin työntekijöiden on voitava kirjoittaa hyvin ja kommunikoida sähköpostin tai mahdollisesti myös tavallisen postin kautta. Suullinen viestintä voi myös olla tärkeää. Jotkut toimistotyöntekijät vastaavat säännöllisesti puheluihin ja puhuvat asiakkaille. Jopa ne työntekijät, jotka eivät kommunikoi ulkopuolisten asiakkaiden kanssa, ovat hyvät yhteydet työtovereidensa ja johtajiensa välillä erittäin tärkeitä. Työstä riippuen neuvottelut saattavat jopa olla tarpeen.
johto
Jopa niillä työntekijöillä, jotka eivät ole johtotehtävissä, on pystyttävä hallitsemaan itseään työstään. Työntekijän on voitava tarkastella työtaakkaa ja selvittää, mitkä tehtävät ovat tärkeämpiä tehdä ensin ja mitkä voivat odottaa. Hänen on myös kyettävä hallitsemaan aikaa koko päivän ajan ja käyttämään sitä niin monien tehtävien suorittamiseen kuin mahdollista. Tietyt puhelut on tehtävä tiettynä ajankohtana, kun taas säännölliset päivittäiset tehtävät saattavat odottaa hieman aikaa.
Ongelmanratkaisu
Kaikkia toimistotyön näkökohtia ei leikata ja kuivata. Työntekijän on käytettävä ongelmanratkaisutaitoja selvittääkseen paras tapa suorittaa tehtäviä ja mitä voidaan tehdä ongelmien korjaamiseksi. Työntekijöiden on kyettävä työskentelemään yhdessä ja käyttämään aivoriihitekniikoita ongelmien ja hankkeiden ratkaisemiseksi. Työntekijä hyötyisi luovuuden hyödyntämisestä ratkaisujen löytämiseksi ja toteuttamiseksi hankkeissaan.
Tietokonetaidot
Monet toimistot haluavat palkata työntekijöitä, joilla on kokemusta tietyntyyppisistä ohjelmistoista, joita yritys käyttää, kuten rahoitusohjelmistoja. Jos joku on palkattu, jolla ei ole näitä taitoja, tarvitaan lisäkoulutusta, jotta hän voi tehdä työnsä hyvin. Jotkut toimistot vaativat myös potentiaalisen työntekijän suorittamaan kirjoitustestin. Mitä nopeammin henkilö voi kirjoittaa tarkemmin, sitä tehokkaampi työntekijä on. Kyky oppia nopeasti ja ratkaista yksinkertaisia tietokoneongelmia on myös työntekijöiden tärkeä taito.
