Hallinnollisilla avustajilla on tärkeä rooli liiketoiminnan, oikeudellisen lääketieteen ja monien muiden toimistojen toiminnan helpottamisessa. Hallinnolliset avustajat tarvitsevat monenlaisia taitoja, kuten ihmissuhteiden viestinnän ja organisaatiotaitojen, koska he suorittavat erilaisia tehtäviä.
Roolit ja vastuut
Hallinnolliset avustajat vastaavat puheluihin ja siirtävät ne oikeaan henkilöön toimistossa. He tervehtivät myös ihmisiä, jotka kulkevat toimistoon ja auttavat heitä yhdistämään oikean henkilön kanssa. Assistentit koordinoivat osastokokouksia ja hallitsevat niiden johtajien aikatauluja, joille he työskentelevät. Perusmuistioiden ja -asiakirjojen luominen, postin noutaminen ja sisäisten asiakirjojen arkistointi ovat muita keskeisiä rooleja. Joissakin pienissä toimistoissa avustaja huolehtii myös kirjanpitotehtävistä.
$config[code] not foundEnsisijaiset taidot
Interpersonaalisen viestinnän ja organisatoristen taitojen lisäksi tarvitaan usein myös englannin kielioppia ja kirjoitustaitoja hallinnollisten avustajien tehtävissä. Nämä ammattilaiset vuorovaikutuksessa ylläpitäjien, asiakkaiden, asiakkaiden ja muiden toimihenkilöiden kanssa päivittäin, ja heidän on välitettävä tärkeitä tietoja myönteisesti. Rehellisyys on tärkeää kaikissa toimistoissa, mutta etenkin yrityksissä, lakitoimistoissa ja lääketieteellisissä käytännöissä, joissa hallinnolliset avustajat valvovat usein luottamuksellisia tiedostoja. Organisaatiotaidot ovat hyödyllisiä ylläpitääkseen tiedostojärjestelmää, joka on helppo ja tehokas asiakirjojen hakeminen, ja englannin kielioppi ja kirjoitustaidot ovat käteviä valmisteltaessa sisäisiä ja ulkoisia asiakirjoja ja muistioita.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingToissijaiset taidot
Teknologia-, Internet- ja tutkimusosaaminen ovat tärkeitä toissijaisia kykyjä hallinnolliselle avustajalle. Ohjelmistokapasiteetit lisäävät tehtäviä, joita avustaja voi ottaa, erityisesti kirjanpidon ja taloudellisen kirjanpidon aloilla. Avustajia pyydetään myös ajoittain tekemään tutkimusta johtajille etsimällä Webiä, tekemällä puheluita tai kaivamalla tiedostoja, joten kyky kerätä hyödyllistä tietoa ja järjestää se helppokäyttöiseksi johtajien tai muun toimihenkilön käyttöön on toinen hyödyllinen taito.
Koulutusvaatimukset
Ylioppilastutkinto yhdistettynä tietokoneiden ja toimistojen perustaitoihin voi valmistaa sinut monien alku-tason hallinnollisten avustajien tehtäviin. Jotkut yhteisön korkeakoulut tarjoavat hallinnollisia avustajaohjelmia, joilla on enemmän kehittynyttä koulutusta, jos haluat saada laajemman ja korkeamman palkkatason hallinnollisen avustajanuran. Työharjoittelu on vakio monissa toimistoympäristöissä. Jos aiotte työskennellä tietyillä toimialoilla, kuten laillisissa tai lääketieteellisissä, voit joutua ottamaan luokkia tai työpajoja, jotta saisit alan perustiedot ja terminologiaymmärryksen.
