Onko yrityksesi vuotanut rahaa? Tässä miten se lopetetaan

”Meidän on puhuttava hankkeen talousarviosta…”

Mikään lause ei voi pelätä pelkoa nuoremman ja ylemmän johdon sydämessä aivan kuin kiireellinen sähköpostiviesti keskustelemaan talousarviosta.

Jos olet projektipäällikkö, tiedät aivan liian hyvin, kuinka vaikeaa on pitää hankkeet ajoissa ja budjetissa. Projektin laajuuden, epärealististen asiakasvaatimusten ja odottamattomien epäonnistumisten välissä projektin hallinnointi voi usein tuntua kuin paimenet.

Jos löydät työryhmän säännöllisesti yli budjetin (vaikka alkuperäinen budjetti näyttäisi olevan täysin ballparkin sisällä), ongelma ei välttämättä ole tiimiltä, ​​johdolta tai asiakkaaltasi, vaan käytetyistä työkaluista. Kyllä, puhun siitä, että käytät kalliita (ja hämmentäviä) projektinhallintajärjestelmiä.

Väärän online-projektinhallintatyökalun valitseminen voi asettaa yrityksesi useisiin ongelmiin. Se on yksi yleisimmistä tavoista, joilla yritykset voivat tuhlata vakavia käteisvaroja edes ymmärtämättä sitä. Haluatko valita oikean projektinhallintaohjelmiston tai et ole varma, onko nykyinen alustasi sopiva tiimisi tarpeisiin?

Varo seuraavia punaisia ​​lippuja:

Punainen lippu nro 1

Hankesuunnittelu ja tilapäinen työ eivät käytä samaa alustaa.

Projektipäälliköt käyttävät 90 prosenttia ajastaan. Eikö projektinhallintaohjelmiston pitäisi helpottaa tätä prosessia?

Kun valitset projektinhallintajärjestelmän, valitse järjestelmä, joka helpottaa kaikkien projektien kaikkien osien seurantaa yhdestä järjestelmästä. Tällä tavoin, kun ad-hoc-tehtävät avautuvat, voit lisätä nämä tehtävät samaan projektialustaan, mikä helpottaa kunkin tiimin jäsenen työmäärän ja saatavuuden seurantaa.

Tunnista helposti, millä jäsenillä on enemmän aikaa aikataulussaan ja jotka ovat liian sitoutuneita siirtämään työmäärää saumattomasti painopisteinä ja saatavuuden muutoksina.

Punainen lippu nro 2

Ei ole standardoitua aluksella.

Kun hallitset virtuaaliryhmää, ensimmäinen askel onnistumiseen on standardoida onboarding-prosessi.

Hanki kaikki samalta sivulta alusta alkaen perusohjeena uuden alustan käyttämiseen. Määritä saatavuutta koskevat odotukset viestintäoppaan ja yhteystietolomakkeen avulla.

Paras projektinhallintaympäristö sisältää virtuaaliset chat-työkalut ja sisäiset viestintäohjelmat. Saman keskustelutyökalun käyttäminen, joka sisältyy projektinhallintaohjelmistoon, tarkoittaa, että voit hetkellisesti säätää tehtäviä, lisätä muistiinpanoja eri töihin tai siirtää määräaikoja poistumatta ohjelmasta.

Punainen lippu nro 3

Käytät yhtä palvelua projektinhallintaan ja toinen pilvitiedostojen jakamiseen.

Kyllä, DropBox ja Google-dokumentit ovat hyviä, mutta huomaan, että kun hallitsen suurhanketta, on paljon helpompi pitää kaikki tiedostot samassa paikassa kuin tehtävälistat ja näytönjako- / yhteistyökokoukset.

Joukkueeni sisältää versionumeron jokaisessa tiedostonimessä ja viimeisimmän henkilön nimikirjaimet, jotka tekevät tiedostoon muutoksia. Tällä tavoin, jos on kysymys sisällöstä tai siitä, mitä muutettiin, tiedän välittömästi, kenelle otan yhteyttä. Tämä auttaa pitämään tiedostot haudattuina sähköpostiketjuun ja muokkaukset toistuvat.

Riippumatta valitsemastasi tiedostojen nimeämisjärjestyksestä, aseta järjestelmä ensimmäisestä päivästä tiedostojen hallintaan ja seurantaan ja pidä ne kaikki yhdessä paikassa.

Punainen lippu nro 4

Ei ole tilaa yhteistyökeskusteluille tai virtuaalisille kokouksille.

Projektinhallinnan ohjelmistoja on enemmän kuin tehtävien seuranta ja tiedostojen tallentaminen.

Kun käytät virtuaaliryhmää, säännölliset kokoukset voivat olla haasteita. Siitä huolimatta, ilman selkeää viestintää, koko hanke voisi hajota. Valitse päivä ja kellonaika (esim. Maanantaisin klo 10 ja torstaisin klo 14.00), jotta saat viikoittaisen projektin tilauksen.

Ole tarkkaavainen tiimin jäsenille, jotka asuvat eri aikavyöhykkeillä; keskipäivän kokoukset ovat yleensä helpoimpia kaikille ”osallistua”. Tietyn päivän ja ajan pitäminen johdonmukaisesti etukäteen pitää kaikki saman sivun ja projektin eteenpäin.

Punainen lippu nro 5

Paljon kelloja ja pilliä, mutta ei kuitenkaan tarpeeksi ydintoimintoja.

Kun valitset projektinhallintaympäristön, on houkuttelevaa valita se, jolla on hienoimmat ominaisuudet.

Varmista, että ydintoiminnot tukevat näitä kelloja ja pilliä. Olipa sitten täydellinen integrointi Gmailin ja DropBoxin kanssa, yhdellä napsautuksella tapahtuva muuntaminen sähköpostista projektitehtävään tai pikaviestit jaettuun työtilaan, valitse virtuaalitiimiisi sopivat ominaisuudet.

Wrike, Zoho Projects ja Clarizen ovat kolme suosittua web-pohjaista vaihtoehtoa projektiyhteistyölle, jotka tarjoavat samanlaisia ​​ominaisuuksia. Ennen kuin ryhdyt sitoutumaan yhteen alustaan, ota ne koeajoa varten, jotta voit selvittää, mikä sopii parhaiten tarpeisiisi.

Alarivi

Valmiit hankkeet eivät toteudu pelkän tahdonvoiman kautta. Liian paljon rahaa kuluu kalliisiin projektinhallintaympäristöihin, jotka eivät saa tehtyä työtä, ei vain haittaa yrityksesi pohjapiiriä, vaan myös hidastaa tuottavuutta ja ajaa määräaikoja.

Palaa takaisin projektinhallinta-alustalle, joka seuraa tehtäviä, katsauksia, tallentaa tiedostoja, tarjoaa täydellisen tiimin jäsenen yleiskuvan ja tarjoaa helpot virtuaaliset kokoukset / pikaviestit kaikki samasta paikasta.

Haavoittunut haava valokuva Shutterstockin kautta