Muistioita - lyhyt muistiinpanot - ovat lähes samat kuin kirjaimet. Tärkein ero niiden välillä on se, että kirjeet välittävät tietoa organisaation ulkopuolisille ihmisille, kun taas muistiinpanot kirjoitetaan yleensä ihmisille. Toinen ero kirjainten ja muistioiden välillä on muoto. Kirjeessä käytetään tervehdystä ("Dear Madam") ja läheistä ("Vilpittömästi"); muistio ei ole. Muistio sisältää aina aiheen. Muistit voivat olla muodollisia tai epävirallisia riippuen siitä, kuka lukee ne.
$config[code] not foundSuunnittele sisältöä
Luettele muistiinpanoissa tarvittavat pisteet ja kirjoita tarvittavat tiedot näiden pisteiden tukemiseksi. Sisällytä taustatietoja, jotka ovat tarpeen aiheen antamiseksi kontekstille.
Tilaa tiedot. Jos aihe on monimutkainen, epämiellyttävä tai kiistanalainen, taustakehyksen pitäisi todennäköisesti mennä ensin. Muussa tapauksessa aloita pääajatuksesta.
Tarkista, että et ole poistanut tuki- tai päätietoja.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingKerää tukevat asiakirjat, joita tarvitset viittauksen yhteydessä, kun kirjoitat muistion.
Alusta muistio
Tarkista, onko yrityksessäsi edullinen muotoa interoffice-muistioita varten. Joillakin yrityksillä on myös esipainettuja muistilomakkeita. Käytä suositeltua tai esipainettua muotoa, jos sellainen on käytettävissä.
Aseta marginaalit ja jätä vähintään 1 1/2-tuumainen tila sekä ylä- että alareunassa sekä 1-tuumainen tila kummallakin puolella. Muistion sisältö on keskitettävä sivulle; jos muistio on hyvin lyhyt, ylä- ja sivumarginaalit olisi lisättävä.
Aseta tekstinkäsittelydokumentin tyyli estämään muoto: vasen kohdistettu, yksittäinen välein ja kohtien väliin.
Luo otsikko
Kirjoita otsikkokomponentit, kun haluat aloittaa muistion, yksi komponentti yksittäistä väylää kohti. Kukin komponentti tulee seurata kaksoispiste. Esimerkiksi: Päivämäärä: Vastaanottaja: Lähettäjä: Aihe:
Täytä aiheen tiedot otsikkotyyliin. Toisin sanoen aiheen sanat on aktivoitava lukuun ottamatta artikkeleita, esiosoituksia ja yhteyksiä, joissa on vähemmän kuin neljä kirjainta, elleivät ne aloita tai lopeta otsikkoa. Tee aihe erikseen.
Täytä "Päivämäärä", "Vastaanottaja" ja "Alkaen" linjat ja kohdista kunkin sanan ensimmäinen sana kohteen rivin ensimmäiseen sanaan. Päivämäärä on kirjoitettava esimer- kiksi kuukaudella - 4. heinäkuuta 2020. Käytä täysiä nimiä "To" - ja "From" -riveille.
Luo otsikko toiselle ja seuraaville sivuille, jos muistio on pidempi kuin yksi sivu. Jos muistio on usealle vastaanottajalle, käytä lyhennettyä aihepiirin muotoa, yksittäistä tilaa ja lisää päivämäärä, sitten yksi tila ja lisää sivunumero. Jos yhdelle henkilölle, voit käyttää vaihtoehtoista lomaketta, jossa luetellaan lukijan nimi, sivunumero ja päivämäärä yhdellä rivillä, oikealle kohdistettu nimi, keskitetty numero ja päivämäärä vasemmalle.
Kirjoita keho
Kirjoita johdantokappale, jos lukija tarvitsee sitä yhteydessä. Tässä kappaleessa annetaan historiaa, todetaan ongelma, joka on tarkoitus käsitellä muistiossa ja / tai päivittää lukijan muistia aiheesta aikaisemmista tiedoista.
Ilmoita muistion pääajatus. Tämä on avausrivi, jos et kirjoittanut johdantokappaletta. Täällä ilmoitat politiikasta, ratkaisusta, päätöksestä, suosituksesta, havainnosta tai tapahtumasta. Jos esittelyä ei ollut, anna lyhyt asiayhteys, esimerkiksi "Kuten keskustelimme …" tai "Koska kahvila on kokenut pitkiä linjoja …"
Anna kaikki tiedot, joita tarvitaan selittämään, tukemaan tai täysin välittämään tietoja, joita lukijan on ymmärrettävä aiheesta.
Viimeistellä
Anna alareunassa merkintöjä, kuten "cc:", jos lähetät muistion kopion jollekin otsakkeessa mainitun henkilön lisäksi.
Muokkaa muistiota. Varmista, että oikeinkirjoitus ja kielioppi ovat oikein, ideoita kehitetään ja että lukija ymmärtää, mitä sinun tarvitsee sanoa.
Tulosta muistio ja aloita se. Jotkut organisaatiot haluavat nimikirjoituksia otsikon "Lähettäjä" -rivin vieressä. Toiset haluavat alkukirjaimia alhaalta. Tarkista yrityksen käytäntö.
Kärki
Olipa kirjoitettu muistio esimiehelle tai alisteiselle, usealle henkilölle tai kerro muille kiistanalaisista tai ei-toivotuista aiheista, pidä sävyä liikemiehenä ja muodollisena. Pidä muistiinpanot tiivis, selkeä ja helppo lukea.
Varoitus
Kun kirjoitat, pidä mielessä, että muistutukset eivät enää ole väliaikaisia viestejä. Sisältö todennäköisesti viipyy loputtomiin, pidetään tiedostoina yrityksen toiminnan ja historian tietueena. Joten kirjoita pysyvästi mielessä.
