Pienyritysten omistajille sosiaalisen median politiikan luominen on tehokas tapa auttaa työntekijöitä vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa, selventämään markkinointiviestejäsi ja suojaamaan uskottavuuttasi verkossa. Katsotaanpa, miten sosiaalisen median politiikka luodaan.
Mikä on sosiaalisen median politiikka?
Tässä on yksi määritelmä:
”Sosiaalisen median politiikka on joukko ohjeita, joissa kuvataan, miten työntekijöiden tulisi olla vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa verkossa.”
Yleensä useimmat käytännöt antavat suuntaviivat:
- Yritysten blogit
- Viserrys
Muista, että sinun ei tarvitse luoda yksittäisiä käytäntöjä kullekin sosiaalisen median sivustolle. Sen sijaan voit luoda yleiskäytännön asiakirjan ja kehittää lyhyitä lukuja kullekin tietylle sivustolle. Tämä helpottaa asiakirjan hallintaa ja pitää muutokset hallinnassa.
Työntekijöiden käsikirjat ja sosiaalisen median politiikka
Yhdestä näkökulmasta voit kehittää sosiaalisen median politiikkasi työntekijän käsikirjan osana. Tämä tarkoittaa, että kun joku liittyy yritykseen, ohjeita vuorovaikutukseen verkossa käsitellään käsikirjan tässä luvussa.
Voit myös luoda itsenäisen asiakirjan ja viitata tarvittaessa työntekijän käsikirjaan. Tämä vähentää sanojen lukumäärää, sillä esimerkiksi voit viitata tämän asiakirjan oikeudellisiin tietoihin ja HR-politiikkoihin.
Päästä alkuun
Kuten monet muutkin, ensimmäinen askel on sosiaalisen median politiikan kehittämisen vaikein osa. Joten mistä aloitat? Yksi lähestymistapa on tarkastella alan toimijoita, tutkia niiden politiikkoja (monet ovat julkisia) ja käyttää näitä asiakirjojen perustana.
Kun tarkastelet käytäntöjä, harkitse seuraavia asioita:
- Sävy - Onko politiikka muodollinen vai käyttääkö rennompaa keskustelutyyliä? Mikä mielestäsi toimii parhaiten? Joissakin asiakirjoissa käytetään sellaisia lauseita, kuten ”Käyttäjä…”, joka kuulostaa hieman kovalta. Yritä ottaa käyttöön ääni, joka on ammattimainen, avulias ja kunnioittava.
- Pituus - Jotkin politiikat ovat hyvin lyhyitä, kun taas toiset ovat tiheitä ja luettavissa kuin oikeudelliset asiakirjat. Katso, mikä toimii parhaiten sinulle. Ei ole oikeaa tai väärää.
- Tiedon taso - Joissakin politiikoissa annetaan yleisiä ohjeita, kun taas toiset antavat tarkempia tietoja, esimerkiksi yksityiskohtaisesti, miten yrityksen blogiin liittyvä negatiivinen kommentti voidaan vastata.
- laajuus - Käsittävätkö politiikat yksilöllisesti sosiaalisen median verkkoja vai ottavatko ne laajemman lähestymistavan? Mikä lähestymistapa toimisi parhaiten yrityksellesi? Mikä olisi helpompi hallita?
- Käyttö - Näetkö henkilökuntasi näiden asiakirjojen avulla? Jos ei, miksi? Etsi esimerkkejä siitä, että nautit lukemisesta ja että sinusta tuntuu toimivan hyvin joukkueellesi.
Luonnosluonnoksen luominen
Jos ajatus sosiaalisen median politiikan kirjoittamisesta täyttää sinut pelolla, ota sitten sydän. Se ei ole niin vaikeaa, ja minä näytän sinulle, miksi. Samalla tavalla kuin Rooma ei ollut rakennettu päivässä, politiikkadokumenttien luominen vie jonkin aikaa … mutta sinä pääset sinne. Temppu on jakaa se hallittaviin tehtäviin - esimerkiksi yksi politiikka viikossa.
Esimerkiksi aloitetaan Facebook-sivun käytännöllä:
- Tarkoitus - Kuvaile tämän käytännön tarkoitusta yhdellä virkkeellä. Pidä se keskittyneenä ja poista epäselvyydet. Kirjoita positiivinen sävy.
- tavoitteet - Kuvaile, miten tämä käytäntö auttaa lukijoita (eli työntekijöitä ja Facebook-faneja) vuorovaikutuksessa.
- politiikka - Kirjoita lyhyt käytäntö, jossa kuvataan odotuksesi, asema ja toimet, joita voit toteuttaa, jos näitä ohjeita rikotaan.
- Yhteydet - Sisällytä yhteystiedot, jos lukija tarvitsee selvennystä.
Ohje tai Hinder?
Miksi niin monet ihmiset kokevat, että sosiaalisen median politiikat ovat huono asia? Tärkein syy politiikka ei toimi (tai saa huono maine), että ne vaikeuttavat työntekijöiden työtä. Ehkä se ei ole täysin totta, mutta monille työntekijöille nämä käytännöt tuntea kuten tunkeutuminen ja vielä yksi sääntö. Miten voit päästä tähän?
Minusta se on sana politiikka se häiritsee ihmisiä. Jos näin on, siirrä asiakirjan sävy ja viittaa ne ohjeisiin, ohjeisiin ja esimerkkeihin, jotta työntekijät voivat luottaa enemmän vuorovaikutuksessa verkossa. Sitten, kun olet luonut käytännöt, pidä epävirallinen työpaja ja esittele asiakirja. Muista, että useimmat työntekijät haluavat tehdä töitään hyvin. Mutta joskus he turhautuvat, kun heidän täytyy muuttaa tapaa, jolla he suorittavat päivittäisiä tehtäviä. Työpajan pitäisi vähentää heidän ahdistustaan ja antaa heille tarvittava suunta.
Kun aloitat istunnon, toimi seuraavasti:
- oletukset - Poista mahdolliset oletukset tai väärinkäsitykset politiikoista.
- esimerkit - Kävele niitä näytepolitiikoilla, jotta he ymmärtävät, miten politiikka koskee heidän rooliaan.
- skenaariot - Pidä istunto käytännöllisenä keskustelemalla tilanteista, joissa politiikat auttavat heitä.
Seminaarin osa työpajasta on erittäin tärkeä. Näytä reaalimaailman esimerkkejä siitä, missä sosiaalinen media voi aiheuttaa ongelmia, kuten:
- Henkilökunta jakaa luottamuksellisia tietoja vahingossa
- Vastaaminen negatiivisiin kommentteihin ja liekkien sotaan pääseminen
- Huomautusten jättäminen kilpailijoiden verkkosivuille
Osoita sitten, miten näitä ongelmia hallitaan tehokkaammin. Työntekijät näkevät asiakirjojen arvon ja ovat taipuvaisempia käyttämään niitä.
Julkaista
Kun olet viimeistellyt käytännön asiakirjat, lähetä PDF-tiedosto kaikille työntekijöille. Pyydä heitä lukemaan se huolellisesti ja vastaamaan, jos he ovat huomanneet aukkoja, virheitä tai kirjoitusvirheitä. Sitten lähetä käytäntö sivustoosi, blogiin ja muihin sosiaalisen median kanaviin. Muista lisätä päivämäärä, versionumero ja asiakirjan omistaja, jotta voit seurata asiakirjan muutoksia.
Monitori
Politiikan kehittäminen on parannusprosessia. Tarkastakaa asiakirjat kuuden kuukauden välein ja päivitä tarvittaessa. Jos esimerkiksi olet käynnistänyt mobiilisivuston, kannattaa ehkä sisällyttää tähän käytäntöjä asiakirjaan. Vielä tärkeämpää on, katsokaa palautetta, jonka saat joukkueeltasi, ja katso, miten tätä voidaan käyttää tekstin tarkentamiseen.
johtopäätös
Ensimmäisen sosiaalisen median politiikan kirjoittaminen on helpompaa kuin luulisi. Katso sitä pienenä projektina, jota aiot käsitellä seuraavien neljän viikon aikana. Luo tiimi, jolla on hyvät kirjoitustaidot ja sosiaalisen median tuntemus, ja toimi sitten määräaikaa kohti.
Jos olet jo kirjoittanut sosiaalisen median käytäntöjä, mikä on prosessin vaikein osa? Kun olet luonut käytännöt, miten ne toteutetaan?
Kuva Dirk Ercken / Shutterstockista
14 Kommentit ▼
