Miten kirjoitat yritysasiakirjoja

Yrityksen pöytäkirja toimii yhtiön kokouksen virallisena asiakirjana. Asianmukaisesti pidetyt pöytäkirjat tarjoavat objektiivisen yhteenvedon hallintoneuvoston ja valiokuntien menettelyistä, kun taas ne ovat todiste sääntely- ja luottovelvoitteiden noudattamisesta.

Täytä ensimmäiset tiedot

Kirjaa olennaiset tosiasiat ensimmäiseen kohtaan. Huomaa, milloin ja missä kokous tapahtui, ja kuinka kauan se kesti, sekä päätösvaltaisuuden olemassaolosta tai puuttumisesta. Tunnista kaikki osallistujat alkaen hallituksen jäsenistä ja johtajista. Ilmoittakaa, jos niitä ei ole. Huomaa henkilökunnan jäsenten tai vieraiden nimet erillisellä rivillä. Ilmoita myös, oliko tapahtuma säännöllinen tai erityinen kokous.

$config[code] not found

Tunnista avaintoiminnot

Kiinnitä yksi kappale jokaiselle liikkeelle, alkaen viimeisimmän kokouksen pöytäkirjan hyväksymisestä. Tunnista, kuka on tehnyt liikkeen, ja lopputuloksen, mutta älä huoli siitä, että nimitit ne, jotka ovat lähettäneet liikettä. Jos äänestys on nimenhuuto, ilmoita jokaisen henkilön nimi. Muista tallentaa liikkeen sanoja.

Kärki

Jos et ole varma, kuka on tehnyt liikkeen, älä pelkää kysyä. Kuitenkin, jos et ymmärrä tiettyä kohtaa, korosta se steno pad - tai karkea muistiinpanot kannettavan tietokoneen - niin voit kysyä puheenjohtajalta myöhemmin.

Yhteenveto olennaisista kohdista

Pitkät keskustelut. Miten hallituksen jäsenet päättävät asiasta, ovat merkityksellisempiä kuin menetelmät, joita he käyttivät konsensuksen saavuttamiseksi. Jos sääntely- tai luottamusvelvollisuudet edellyttävät tiettyjen tietojen tallentamista, kirjaa vain sellaiset tekijät, jotka vaikuttivat tiettyyn äänestykseen, kuten keskustelu ehdotuksen eduista ja haitoista.

Kärki

Käytä avainsanoja mahdollisuuksien mukaan muistiinpanojen tallentamiseen. Kirjoita avainsanoja steno-levyn vasemmalle puolelle, jos käytät sitä. Tee muistiinpanoja kustakin avainsanasta oikealla puolella.

Äänitä äänestäjiä ja tyhjää

Tunnista tapahtumia, kuten toisinajattelijoita tai tyhjää kun hallituksen jäsenet tai johtajat haluavat, että nämä näkemykset, jotka on merkitty tietueeseen, tai menettelysäännöt sitä edellyttävät. Esimerkiksi jäsen ei ehkä pysty äänestämään asiasta todellisten tai havaittujen eturistiriitojen vuoksi. Tällöin kirjoitat: "Hallituksen jäsen X: tä ei voitu käsitellä tai äänestää Motion Y: stä."

Kärki

Vältä yksityiskohtaisia muistiinpanoja Executive-istuntoja varten, jos hallitus kutsuu sitä. Yksinkertaisesti huomaa osallistujat sekä päivämäärä, aika, paikka ja kesto.

Tarkista työsi

Korjaa ja korjaa luonnoksen pöytäkirja, mieluiten kokouksen jälkeen, ja toimittaa ne sitten puheenjohtajalle tarkistettavaksi. Älä rohkaise suurta muokkausta, koska se voi vaarantaa työn tarkkuuden. Allekirjoita ja päivitä minuuttisi sen jälkeen, kun hallitus on hyväksynyt ne. Liitä ne kaikkiin alkuperäisiin valiokunnan raporttien, kirjeenvaihdon ja kirjallisten raporttien kopioihin. Anna virallinen kopio organisaation pöytäkirjaan.