Pääkirja toimii yhteenvetona yrityksen taloudellisista tiedoista. Pääkirjan tarkoituksena on näyttää nykyiset tasapainot keskeisillä aloilla. Pääkirjassa tulisi olla neljä perusosaa: varat, velat, tuotot ja kulut. Varoihin kuuluvat yhtiön omistamat toimitukset ja käteisvarat. Velat sisältävät velkaa, joka yhtiölle on velkaa toimittajille tai sijoittajille. Tuotot sisältävät liiketoiminnan rahan määrän. Kulut ovat liiketoiminnan kustannukset, vuokran maksaminen, työntekijät, mainonta ja niihin liittyvät kohteet.
$config[code] not foundLedger-päätiedosto
Määritä pääkirjan päätiedosto. Ledger-kirjoissa on sarakkeet, jotka vievät sivun alas. Merkitse sivun yläreunassa yksi sarake kullekin pääkirjan, omaisuuden, velkojen, kulujen ja tulojen neljästä pääosasta. Vasemmalla liiketapahtumien määrästä riippuen yritys tekee tarvitsemasi yksityiskohdat ja merkitsee rivejä viikon tai kuukauden mukaan. Tämä sivu näyttää kunkin jakson tasapainon kunkin jakson alussa.
Tunnista liiketoiminnan varat. Selvitä kaiken yrityksen omistaman arvon arvo, mukaan lukien toimistotarvikkeet, tarvikkeet ja rahat yritystarkastustilillä. Lisää liiketoimintavarojen kokonaisarvo ja aseta se varojen sarakkeen ensimmäiseen riviin.
Tunnista liiketoiminnan kulut. Selvitä, kuinka paljon rahaa yritys käyttää palkkoihin, vuokraan, mainontaan ja tarvikkeisiin. Jos rivit on merkitty viikolla, lasketaan kulut viikolla. Jos rivit merkitään kuukausittain, lasketaan kulut kuukausittain. Keskittäkää määräaikaiset kulut, kuten vakuutukset, joten määrä ei jää pois kustannuksista. Lisää liikekulujen kokonaisarvo ja laita se kulujen sarakkeeseen.
Tunnista velat. Laske sijoittajille maksettavan yrityksen velan arvo tai muut pitkäaikaiset lainat, kuten yritysautomaksun arvo. Laita tämä summa velan sarakkeeseen.
Tunnista tulot. Uutta liiketoimintaa varten tämä sarake alkaa tyhjäksi, kunnes rahat alkavat tulla sisään. Kun liiketoiminta on tulossa, tämä luku menee tulosarakkeeseen.
Laske kunkin sarakkeen kokonaissumma riveille valitun ajanjakson perusteella. Aseta uusi summa riviin kunkin jakson aikana.
Ledger General File
Luo sivu jokaiselle neljästä perusosasta. Jokaisella omaisuuserällä, veloilla, kuluilla ja tuloilla tulisi olla sivu. Merkitse sarakkeet sivun yläreunassa kuvaamalla kyseiseen luokkaan sopiva kohde. Esimerkiksi omaisuuserillä voi olla sarakkeita, joihin on merkitty tarvikkeita, tavaroita, käteistä ja toimistolaitteita. Tee viimeinen sarake yhteensä sarakkeeksi. Merkitse rivit päivämäärän mukaan. Ensimmäisellä rivillä pitäisi olla kunkin sarakekohdan nykyinen arvo.
Säilytä pääkirja. Joka kerta, kun kohteen arvo muuttuu, tallenna se kirjanmerkkiin. Ensimmäisenä päivänä esimerkiksi, jos liiketoiminta myi 100 dollarin arvosta tavaraa, omaisuuden sarakkeessa pitäisi olla 100 dollaria. Tuloilla olisi 100 dollaria.
Siirrä tiedot pääkirjan päätiedostoon. Kunkin jakson lopussa siirrä summa kokonaispylväisiin päätiedostoon. Jos pysyt yleisessä tiedostossa säännöllisesti, päätiedoston ylläpito on yksinkertainen asia, kun summa siirretään.
