Monille kutsuminen kokoukseen ei ole tervetullut tapahtuma. Monissa työpaikoissa työntekijät viettävät runsaasti aikaa kokouksissa, jotka ovat liian usein tehokkaasti saavuttamatta mitään. Sen sijaan, että kokouksessa olisit sulautunut muuhun arvottomiin - ja ehkä jopa tuskallisiin - kokouksiin, joita osallistujat ovat aiemmin kokeneet, aseta itsesi erilleen tehokkaasti suunnittelemalla kokousta.
$config[code] not foundAsettaa tavoitteita. Kaikissa kokouksissa pitäisi olla tarkoitus. Ennen kokousta päätät, mitä haluat saavuttaa tässä istumapaikassa. Kun kirjoitat tavoitteesi, kirjoita lyhyt ja helposti ymmärrettävä lausunto, kuten ”Valitse mainoskampanja neljännelle vuosineljännekselle”.
Valmista esityslista. Luettele kaikki aiheet, joista haluat keskustella kokouksessa siinä järjestyksessä, jossa haluat keskustella niistä. Lisää selkeyttä esityslistallesi asettamalla arvioidun ajan jokaisen kohteen vieressä keskustelemaan, mikä auttaa varmistamaan, että et ole sisällyttänyt liikaa kohteita.
Jaa tavoite ja esityslista ennen kokousta sähköpostitse. Jakamalla sekä kokouksen tarkoituksen että esityslistan niiden kanssa, jotka osallistuvat etukäteen heidän saapumisestaan, annat heille mahdollisuuden valmistautua henkisesti kokoukseen ja antaa heille tilaisuus tulla valmiiksi paperityön tai muiden suunnitellun materiaalin avulla. aihe.
Luo roolit. Valitse henkilö, joka toimii sihteerinä, ja pyydä tätä henkilöä ottamaan muistiinpanoja kokouksen edetessä. Määritä toinen kokousosapuoli toimimaan ajankäyttäjänä. Tämä henkilö tarkkailee kelloa ja auttaa varmistamaan, että noudatat suunnitellun aikaerittelyä jokaiselle asialistalle. Ilmoita itsellesi kokouksen valvoja ja ota tehtäväksi siirtyä esityslistan kohteista ajoissa ja tehokkaasti.
Kokeile uudelleen kokouksen hallintaa, jos se luiskahtaa pois. Erityisesti, jos kokoussijoittajalla on taipumus johtaa kokouksia harhaan, on tärkeää, että käytätte valtaa kokouksen johtajana ja pidät istuntoa kurssilla. Voit tehdä tämän tehokkaasti muistuttamalla kohteliaasti henkilöitä, jotka yrittävät kaapata kokouksen syyn kokoukseen, ja pyytää häntä pelastamaan hänen puheensa myöhempää keskustelua varten.
Määritä tehtävät. Kun siirryt keskusteluun ja päätät asioista, jotka tarvitsevat, määritä nämä tehtävät paikan päällä. Määritä myös eräpäivä kunkin tehtävän loppuun saattamiseksi, mikä parantaa mahdollisuuksia, että tehtävä todella toteutuu. Pyydä yksilöä ottamaan kokouspöytäkirjat kirjoittamaan nämä tehtävät.
Päätä kokous ajoissa. Jos annat kokouksen mennä ohi suunnitellun loppupisteen, havaitset todennäköisesti, että monet osallistujista tarkistaa mielellään istumaan. Jos saavutat määräajan päättymispäivän ja sinulla on vielä keskusteltavia kohteita, laita ne myöhempään ajankohtaan kunnioituksesta niille, jotka antoivat aikaa osallistua kokoukseen.
Jaa minuuttien kuluttua kokouksesta. Lähetä kokouksen pöytäkirjat yhdessä kiitos osallistujille heidän yhteistyöstään ja omistautumisestaan 24 tunnin kokouksen päättyessä. Jos olet määrittänyt kokouksen aikana monia tehtäviä, lisää kohtelias muistutus osallistujille seuraamaan määrättyjä kohteita.
