Kirjoitin viimeisessä sarakkeessa uutta Amazon Kindle eBook-lukijaa ja sanoin:
$config[code] not found"Olemme kaikki odottaneet innokkaasti" paperittoman toimiston "ennustusten toteutumista, mutta tämä lupaus näyttää olevan harhaluulo, joka on vaikeampi kuin koskaan."
Mutta ehkä paperiton toimisto on näkyvissä. Kyllä, olen kuunnellut niitä, jotka edelleen sanovat, että paperiton toimisto on edelleen unelma. Mutta mielestäni avain tässä on pyrkiä ja pyrkiä edistämään paperin vapauttamista, ei täydellisyyttä tämän lopullisen tavoitteen saavuttamisessa. Oikea tiedonhallintajärjestelmä voi yhdistää paperin käytännöllisyyden uuden tiedon ja teknologian nopeuteen.
Yrittäjinä ja pienyritysten omistajina haluamme poistaa käyttämästämme paperimäärästä, koska se yksinkertaisesti vaatii liikaa aikaa (ja rahaa) tuotannon, järjestämisen ja takaisinperinnän aikaansaamiseksi. Näin voit vain säästää yrityksesi paljon rahaa ja auttaa tekemään enemmän rahaa.
Tietojen nykyisen lisääntymisen myötä meidän on annettava tietoa itsellemme ja muillekin tämän päivän nopeudella.
Tutustu tapaan, jolla paperia ja tiedostoja käsitellään yrityksessäsi.
Jos pidät minusta, olisin niin rohkea, että voisin ehdottaa, että se, mitä löydät, ei tee sinua onnelliseksi.
Saatat olla järjestäytynein toimisto maailmassa, mutta aika, joka tarvitaan tietojenkäsittelyn järjestämiseen ja tämän organisointimenetelmän ylläpitämiseen, tarkoittaa todellisia dollareita, joita voitaisiin käyttää T & K-toimintaan ja markkinointiin.
Käytätkö "paalujen" järjestelmää, joka pitää asiat siistinä kasanoina niin, että tiedät tarkalleen, missä kaikki on? Ajattele fyysistä sotkua, joka aiheuttaa tämän syyn, sekä syyllisyyden, jonka sinusta tuntuu, koska tunnet aina tarvetta ”käydä läpi” näitä paaluja - varmistaaksesi ainakin, että et ole unohtanut jotain.
Jos paperitiedostot hautaavat toimistosi, "paperiton" voi olla hyvä vaihtoehto. Mutta mitä tarkalleen menee paperittomaksi yrityksellesi? Se edellyttää päätöksen tekemistä eikä kääntymistä takaisin. Se tarkoittaa, että kaikki tiedostot skannataan tietokoneeseen ja koulutetaan henkilöstöä käyttämään digitaalisia tiedostoja.
Nyt niitä papereita, jotka on aiemmin lähetetty yhdeltä kumppanilta toiselle tai yritykseltäsi asiakkaan tai näkökulman asiakkaalle, voidaan katsella missä tahansa. Yrityksesi voi säästää monta tuntia ja loputtomia dollareita tuottavuudessa ja tehokkuudessa yksin.
Todellisuus on, että toimisto käyttää aina paperia. Termi ”paperiton” on liian korkea. Joidenkin ihmisten täytyy tulostaa asioita lukemaan ne. Tulostat asioita, joita voit kuljettaa mukanasi ja näyttää muille ihmisille. Kaikkia esityksiä ei voi räätälöidä PowerPointille. Et tule eroon näistä tulostimista.
Mutta voit päästä eroon arkistokaapista tai ainakin joistakin niistä skannatessasi tiedostoja tietokoneellesi ja luodessasi uusia tiedostoja tietokoneeseen ja tarvetta järjestää nämä tiedostot jatkuvasti.
Seuraavassa on 4 asiaa, joita kannattaa harkita paperittomuuden yhteydessä:
1. Tiedostoja skannattaessa oma asiakirja skanneri on elintärkeää.
2. Tiedostoja tallennettaessa paras ja yleisimmin hyväksytty tapa on PDF-muodossa tai kannettavien asiakirjojen muodossa. Tämä on vakaa muoto, joka säilyttää tiedoston tarkasti, kun se näytti paperilla. Se voidaan lukea verkossa tai tulostaa, vie vähän tilaa ja se on helppo luoda Adobe-ohjelmistolla.
3. Jos olet digitoinut tiedostosi, tarvitset kiintolevyn, joka on omistettu uuden ”tiedostokaapin” säilyttämiseen ja hyvään tietojen varmuuskopiointijärjestelmään. Tekniset ammattilaiset suosittelevat kahden kannettavan kiintolevyn käyttöä. Palaat viikoittain toiseen viikkoon ja otat varmuuskopion ulkoiseen sijaintiin, kuten pankkitalletukseen.
4. Jos tietokoneessasi ei ole lähiverkkoa (LAN), ne on kytkettävä yhteen, jotta kaikki voivat käyttää tiedostoja. Langattoman verkon perustaminen maksaa noin 25-50 dollaria tietokoneelta, ja lisäksi $ 75-100 dollaria "keskukselle" tai keskusreitittimelle neljälle tietokoneelle.
Useimmilla ihmisillä ei ole ongelmia digitaalisten tiedostojen katsomisessa ja ylläpitämisessä. Mitä sinä ja työntekijät saattavat joutua vaikeuksiin, on tottunut uuteen tietojenkäsittely- ja tietojärjestelmän käyttöön. Hanki kaikki aluksella tiedostoprotokollat. Miten hakemistot tulisi merkitä? Miten tiedostot pitäisi nimetä? On tärkeää, että jokainen käyttää samoja standardeja. Päätä, mitä ne ovat, ja tulosta kopiot kaikille. Tee kopio yrityksen verkosta.
Paperittomuus on itsestäänselvyys: se on tietoinen elämäntapa ja työtyylinen päätös. Se, joka on täysin sitoutunut, voi lisätä tuottavuutta, tehokkuutta ja tehokkuutta sekä vähentää jokaisen meistä tuottamaa jätettä.
Oletko päättänyt mennä paperittomaksi?
* * * * *
