Ammattilaiset kokous-, kokous- ja tapahtumasuunnittelijat ovat kaikkien kauppojen viimeinen Jacks and Jills. He huolehtivat jokaisesta viimeisimmästä yksityiskohdasta löytääkseen paikan tapahtumalle palkkaamalla ateriapalvelut, järjestämään viihdettä ja valvomalla siivousta. Hyviä tapahtuma-suunnittelijoita ovat äärimmäiset järjestäjät ja niillä on tehokkaita viestintätaitoja, sekä luovia että kriittisiä ajattelutapoja, ja poikkeuksellisia asiakaspalveluväliä.
$config[code] not foundKommunikoi tehokkaasti
Hyvä viestintä alkaa kuuntelemalla hyvin tarkasti asiakkaan tarpeita. Tapahtumasuunnittelijoiden on esitettävä tiettyjä kysymyksiä varmistaakseen, että he ymmärtävät hankkeensa kokonaisuuden. Näiden ohjeiden noudattaminen kirjallisella sopimuksella vahvistaa tapahtuman suunnittelijan käsityksen asiakkaan toiveista. Tapahtumasuunnittelijoiden on sitten ilmoitettava nämä tarpeet sopimuksen täyttämiseen palkattujen toimittajien, kiinteistöpäälliköiden ja tapahtumahenkilökunnan tiedoksi.
Poikkeuksellisesti järjestetty
Tapahtuman yhdistäminen on kuin musiikin järjestäminen orkesterille. Jokainen muusikko tarvitsee täydellisiä ohjeita sulautumaan muuhun orkesteriin lopullisen mestariteoksen luomiseksi. Tapahtumasuunnittelijat kohtaavat tiukkoja määräaikoja ja niiden on varmistettava, että jokainen tapahtuman osa tulee juuri oikeaan aikaan. Useiden tehtävien, työntekijöiden tiimien ja toimitusten sovittelu on järjestettävä tarkasti, jotta mikään ei pudota.
Jolla on hyvät suhteet
Hyvä tapahtuman suunnittelijalla on yhteydet kaikilla toimialoilla. Koska kilpailu kasvaa ensisijaisissa projekteissa, tapahtumapalvelujen suunnittelijoiden on oltava puhujia, ravintoloita, tapahtumatoimittajia ja kiinteistöpäälliköitä pikavalinnassa. Tehokkaat tapahtuma-suunnittelijat tietävät, mitä teollisuudessa tapahtuu, sillä sen odotetaan kasvavan 44 prosenttia vuosien 2010 ja 2020 välisenä aikana Yhdysvaltojen työministeriön toimiston mukaan. Heidän täytyy pysyä ajan tasalla tapahtumien suunnittelun suuntausten ja suosittujen teemojen, huippuluokan kaiuttimien ja viihdyttäjien kanssa sekä mitä muita tapahtumia tapahtuu tietyssä paikassa milloin tahansa.
Joustava ja helppokäyttöinen
Tapahtumasuunnittelijat odottavat Murphyn lakia potkivan missä tahansa vaiheessa suunnitteluprosessia ja tapahtuman aikana. Hyvät valmistautuvat asioihin mennä pieleen ja aina varmuuskopioida. Kansainvälisen tapahtumahallintolaitoksen mukaan kokeneet tapahtumasuunnittelijat pitävät viileän ja näyttävät vaivattomasti ratkaistavan ongelmia, kun ne syntyvät. Joustavuus ja valmiudet ovat ominaisuuksia, joita mikään tapahtuma-suunnittelija ei voi elää ilman. Ne pysyvät rauhallisina asiakkaiden edessä, jotka luottavat hyvään tapahtumapalvelijaan ongelmien hallitsemiseksi.
